جلسه چهارم درس سرپرستی سازمان

مکتب مديريت اداری یا فایولیسم

هانری فایول نیز مانند تیلور دارای تحصیلات مهندسی بود و همواره تحقیقاتی در زمینه مدیریت انجام می داد و درصدد آن بود که اصولی ساده و عملی برای اداره امور سازمانها کشف کند. در واقع فایول بیشتربه کل سازمان و مدیریت سازمان توجه می نمود. نتیجه مطالعات خود را در کتابی تحت عنوان اداره امور سازمانهای صنعتی و عمومی به رشته تحریر درآورد.

كانون توجه نظريه مديريت علمي تنها بر سطح عملياتي سازمان ها متمركز بود و صاحب نظران دريافتند كه اداره سازمانها با مديريت سطح عملياتي متفاوت است. در اين زمينه بررسي هايي انجام شده و در يكي از اين بررسي ها فعاليتهاي سازمان هاي تجاري به شش دسته تقسيم شده اند:

١- فعاليتهاي فني(توليد)

٢- فعاليتهاي بازرگاني(خريد,فروش,مبادله)

٣- فعاليتهاي مالي(برسي هاي لازم براي سرمايه گذاري، استفاده مطلوب از سرمايه)

۴- فعاليتهاي ایمنی (حفظ اموال وافراد)

۵- فعاليتهاي حسابداري(تدارك اطلاعات آماري)

۶- فعاليتهاي مديريتي (برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت، هماهنگي،كنترل)

اعتقاد بر اين كه فعاليتها درهرنوع سازمان تجاري يافت مي شود و در همه سازمانها نسبتاً مورد توجه قرار گرفته است. ولي فعاليت ششم (مديريت) مستلزم تحقيق و مطالعه بيشتر است درنتيجه توجه و وقت بيشتري به مطالعه مديريت اختصاص يافت.

توانايي هاي لازم براي مديران كه براساس فعاليت ششگانه به سه دسته تقسيم شده است:

١. توانايي هاي عام مديريت كه شامل فعاليتهاي شش گانه است.

٢. توانايي هاي خاص مديريت كه شامل وظايف مديريتي، يعني برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت، هماهنگي و نظارت است .

٣. توانايي هاي فني و تخصصي لازم كه در ارتباط با فعاليتهاي تخصصي مورد نياز درسازمان است .

اعتقاد بر اين بود كه به كليه كاركنان سازمان بايد آموزش هاي لازم براي كسب توانايي هاي سه گانه داده شود، ولي ميزان نياز هريك از كاركنان به توانايي هاي مذكور در سطوح مختلف سازماني متفاوت است .

اصول مديريت اداری :

قبل از طرح نظريه مديريت اداري عقيده براين بود كه مديران مادرزاد مدير هستند و نيازي به تربيت خاص براي مدير شدن ندارند,ولي هانری فایول تأكيد داشت كه مديريت نيز مهارتي مانند همه مهارتهاست و مي توان با توجه به اصول مديريت آن را به ديگران آموزش داد.به همين جهت، اين اصول ارائه شد تارهنمودي براي حل مسايل مديران ارائه دهد و تأكيد شد كه نمی توان اين اصول را تحت هرشرايط و درهمه جا اعمال كرد بلكه هرسازماني متناسب با شرايط خاص خود بايد از اين اصول استفاده كند.

اصول چهارده گانه مديريت از دیدگاه هانری فایول عبارتنداز:

۱-تقسيم کار:به موجب اين اصل کارها و فعاليت های مرتبط در هرسازمانی بايد طوری تقسيم شودکه کارکنانی متخصص بار آورد.تقسيم کار موجب کاهش ضايعات، افزايش بازدهی و تسهيل آموزش حرفه ای خواهد شد.

۲-اختيارومسئوليت:حق دستوردادن و به اجرا درآوردن آن را به کمک پاداش يا تنبيه اختيارگويند.مسئوليت داشتن يعنی صاحب اختيار بايد در برابر نتايج کارش پاسخگو باشد. اختيار و مسئوليت بايد باهم متناسب باشند.

۳-انضباط:اعضای سازمان بايد به قوانين و مقررات سازمان احترام بگذارند و از مقام بالاترخود اطاعت کنند.انضباط حاصل اطاعت وتعهد نسبت به توافق های مدير با کارکنان و بيشتر نتيجه توان رهبری مديراست.

۴-وحدت فرماندهی:به موجب اين اصل هريک ازکارکنان برای انجام هرکار فقط بايد از يک مافوق دستور بگيرند و دربرابر او مسئول باشند.عدم رعايت اين اصل موجب تضاد وكشمكش وضعف انضباط و به خطر افتادن اصل اختيار در سازمان مي شود.

۵-وحدت مديريت :به موجب اين اصل هرگروه ازفعاليت ها که هدف واحدی را دنبال مي کند بايد زير نظر يک رئيس قرار داده شود.

۶-اولويت منافع عمومی بر منافع فردی:درسازمان، هدفهای سازمانی برهدفهای فردی و خصوصی ارجحيت دارد مديربايد ميان منافع فردی و سازمانی همبستگی ايجاد کند.

۷-جبران خدمات كاركنان:حقوق و مزايای کارکنان در واقع بهايی است که در ازای خدمات آنان پرداخت مي شود و بايد عادلانه باشد و از آن راضي باشند.

۸-تمرکز:عدم مشارکت زيردستان در امرتصميم گيری را تمرکز و افزايش نقش آنان در تصميم گيری را عدم تمرکز مي نامند. ميزان تمركز به شخصيت مدير، قابليت زيردستان و شرايط سازمان بستگي دارد و چون اين عوامل با توجه به موقعيت هاي سازماني و زمان و مكان متغيرند، بنابراين برعهده مديران است كه مناسب ترين درجه تمركز را براي سازمان خود تعيين كنند.معمولاً درجه ای از تمرکز مطلوب است که باعث بکار افتادن توانایی های کارکنان به بهترین وجه باشد.

۹-سلسله مراتب:سلسله مراتب عبارت است از الگوی زنجيره وار ارتباطی از بالاترين مقام تا پايين ترين رده هرم سازمانی. سلسله مراتب مکمل اصل وحدت فرماندهی است و ارتباط سازمانی و انتقال اطلاعات دستورها ازطريق آن صورت مي گيرد.

۱۰-نظم و ترتيب:مواد و نيروي انساني بايد درجاي مناسب خود درسازمان قرار گيرند و در زمان مناسب از آنها استفاده شود. براي ايجاد نظم ميان كاركنان، مديران بايد ماهيت و محتواي دقيق هر وظيفه را مشخص كنند و براي ايفاي وظايف، مناسب ترين افراد را برگزينند .نمودارهاي سازماني معمولاً نظم موجود ميان وظايف و روابط متقابل سازماني را نشان مي دهد.

11-عدالت و انصاف:رفتار مديران با زيردستان بايد توأم باعدالت و انصاف باشد تا زيردستان وظايف خود را با تعهد و وظيفه شناسی انجام دهند.

۱۲-ثبات و استمرارخدمت کارکنان:کارمند برای تطبیق خود با محیط و خواسته های سازمان به زمان نیاز دارد و پس از تسلط به کار به بهره دهی می رسد .اگر قبل از بهره دهی کامل جابجا شود از یک طرف هزینه هایی که سازمان برای آموزش وی پرداخته است به هدر می رود و از طرف دیگر روحیه اش تضعیف می گردد.

۱۳-ابداع و ابتکار عمل: به زيردستان بايد فرصت داده شود كه در اجراي وظايف خود تفكر و نوآوري داشته باشند و ابتكارعمل به خرج دهند ولی در جهت اهداف و برنامه های سازمان باشد.

۱۴–احساس یگانگی و روحيه کارگروهی:قدرت در اتحاد است و موجب هماهنگی سازمان مي شود.ايجاد روحيه كارگروهي و وحدت در کارکنان موجب استحکام و هماهنگي در سازمان مي شود .مهمترين عوامل براي ايجاد وتقويت روحيه، وحدت فرماندهي و ارتباط شفاهي است.