جلسه نهم درس سرپرستی سازمان

مکتب اقتضائی

(1960 تاکنون) این مکتب با عناوین دیگری چون موقعیتگرایی، محیطگرایی و شرایطگرایی آمده است. این مکتب که بیشتر طرز فکری درباره سازمان، مدیریت و پدیدههاست، به این موضوع اشاره دارد که در شرایط گوناگون و بسته به اقتضائات زمانی، مکانی و موقعیتی است که میتوان درباره موضوعی اظهار نظر کرد. به عبارتی، در حالیکه اندیشمندان مکاتب کلاسیک و نئوکلاسیک به اصول جهانشمول و همیشگی باور داشتند و راهکارهای ارائهشده توسط خودشان را برای همه شرایط مناسب میدانستند، در مکتب اقتضائی چیزی به نام بهترین وجود ندارد. بلکه این اقتضائات است که نشان میدهد در «آن مورد خاص» چه چیز بهترین است. برای مثال، در حالیکه در بعضی از شرایط مدیریت مکانیکی برای سازمان راهگشا و مفید است، ممکن است با تغییر شرایط به سبک دیگری از مدیریت (مدیریت ارگانیک) احتیاج باشد

تئوری اقتضا مانند تئوری سيستم روی سازمان و ارتباط آن با محيط تأکيد می کند. سازمان ها برای ادامه حيات بايد خود را با عوامل محيطی تطبيق دهند . شعارنگرش اقتضائی اين است : "هرچيزی به موقعيت بستگی دارد" بنابراين از نظر تئوری اقتضا وظيفه مديران اين است که مشخص کنند کدام تکنيک و روش در يک موقعيت خاص، تحت شرايط مشخص و در زمان معين ، به بهترين وجه در نيل به هدف های مديريت ، موثر واقع می شود .

مثلاً چنانچه که بخواهيم کارکنان را به افزايش بازدهی و توليد ترغيب کنیم ، نظريه پردازان کلاسيک ممکن است طرح ساده کردن کار را تجويز کنند، درحاليکه رفتارگرايان که در پی ايجاد يک فضای انگيزش روانی هستند ، ممکن است پيشنهاد غنی کردن شغل را ارائه دهند . اما مديري که تئوری اقتضا را بداند، به بررسی موقعيت می پردازد . چنانچه کارکنان از افراد غير ماهر تشکيل شوند، ممکن است ساده کردن کار را بهترين راه حل تشخيص دهند و در صورتی که کارکنان ماهر باشند و به تواناييهای خود اطمينان داشته باشند ، برنامه غنی کردن شغل را ممکن است موثرتر بداند.

در واقع ضرورت مدیریت بر مبنای اقتضا از این واقعیت نشأت میگیرد که عملکرد مدیر در هر زمان باید با توجه به موقعیت و مجموعه شرایط فعالیت وی ارزیابی شود. وظیفه نظریه و علم تجویز یک عمل برای یک وضعیت خاص نیست، بلکه یافتن روابط بنیادی، فنون اساسی و سازماندهی دانش موجود بر مبنای مفاهیمی روشن است، زیرا نحوه کاربرد فنون مذکور در عمل به وضعیت بستگی دارد. از این رو تأکید میشود که مدیریت مؤثر همواره بر مبنای شناخت مقتضیات تحقق میپذیرد.
نظریه اقتضایی در دهه 1960 ظهور کرد. تام برنز و جورج استاکر جامعه شناسان بریتانیایی و پل لاورنس و جی لورش نظریه پردازان آمریکایی سازمان از نخستین افرادی هستند که استدلال میکنند ساختار سازمان باید بر شرایط فراروی خود در محیط استوار باشد.

بنابرابن براساس رویکرد اقتضایی ، تلاش می شود تا واکنش های مدیریتی با مسائل و فرصتهای منحصر به فرد وضعیتهای گوناگون ، هماهنگ گردد . استفاده از رویکرد اقتضایی ، اهمیت خاص در مدیریت امروز دارد . به طوری که کاربرد این رویکرد به همه وظایف مدیریتی تسری یافته است . برای مثال مفهوم بوروکراسی از نظر ماکس وبر ، برای معرفی شکل مطلوب و مناسب سازمان مطرح شد .ولی اگر با نگرش اقتضایی به طرح بوروکراتیک سازمان نگریسته شود ، این طرح فقط به مثابه یکی از الگوهای سازماندهی قابل استفاده است . یعنی انتخاب بهترین ساختار برای هر وضعیت معین ، به عوامل چندی بستگی دارد ، از جمله :

میزان تغییرات محیطی، فن آوری عمده سازمان، راهبردی که سازمان دنبال می کند، اندازه سازمان، شبکه های قدرت و کنترل در سازمان

باتوجه به این عوامل ، فقط هنگامی که محیط نسبتاً پایدار باشد و عملیات آن قابل پیش بینی باشد و اندازه آن بزرگ باشد ، استفاده از ساختار بوروکراتیک ، بهترین کاربرد را خواهد داشت ، یعنی در سایر وضعیت ها باید از گزینه های دیگر ساختاری استفاده شود. در واقع بر مبنای رویکرد اقتضایی «ساختاری که برای یک سازمان مفید است ، ممکن است برای سازمانی دیگر مفید نباشد » و حتی گفته می شود «آنچه در یک زمان خوب عمل می کند ، ممکن است در آینده به دلیل تغییر مقتضیات خوب عمل نکند » .

چهار متغیر اقتضایی مدیریت که توسط رابینز بیان شده است :

1) اندازه سازمان : بر تعداد افراد هر سازمان دلالت دارد و تأثیر عمده ای بر نحوه عملکرد مدیران دارد ، زیرا هر چه اندازه سازمان افزایش یابد ، مساله ایجاد هماهنگی در آن نیز افزایش می یابد .

2) تکراری بودن فن آوری تولید : هر سازمانی برای دسترسی به اهداف خود از نوعی فن آوری استفاده می کند که به منظور تبدیل ورودی به خروجی مورد استفاده قرار می گیرد . اگر فن آوری تکراری باشد ، ساختارهای سازمانی ، سبکهای رهبری ، و سیستم های کنترلی مورد نیاز سازمان با آنچه که در سازمانهای دارای فن آوری های غیر تکراری مورد نیاز است ، تفاوت دارند .

3) عدم اطمینان محیطی : میزان عدم اطمینان ناشی از تغییرات مستمر در محیط های اقتصادی ، اجتماعی ، فرهنگی ، فن آوری ،و سیاسی بر فراگرد مدیریت اثر می گذارد . آنچه که برای یک محیط پایدار و قابل پیش بینی خوب کار می کند ، ممکن است برای یک محیط غیر قابل پیش بینی و در حال تحول سریع و مستمر ، کاملاً نامناسب باشد .

4) تفاوتهای فردی : افراد از حیث میزان تمایل به رشد ،میزان بلوغ ، استقلال، تحمل ابهام و انتظارات و نظایر آن با هم تفاوت دارند. اینگونه تفاوتها بویژه هنگامی اهمیت می یابند که مدیر بخواهد با توجه به وضعیت نیروی انسانی، از میان روشهای انگیزش، سبکهای رهبری و طراحی های شغلی، گزینه های مناسبی را به کار گیرد .

اگر چه رهیافت اقتضایی هنوز به طور کامل توسعه نیافته، مرحله ای مفید درسیر تکامل تفکر مدیریت محسوب می شود، زیرا مناسب بودن هر تصمیم را با توجه به وضعیت، مورد توجه قرار می دهد. افراد، سازمانها، و مسائل اجتماعی بسیار پیچیده تر ار آنند که با پیروی خشک از اصول جهان شمول مدیریت قابل توجیه باشد. تفکر اقتضایی را می توان نتیجه نوعی تسری عملی رهیافت سیستمی فرض کرد . اگر تفکر سیستمی به مثابه یک عامل وحدت بخش در سیر تفکر مدیریت در نظر گرفته شود ، می توان رهیافت اقتضایی را نوعی هدایت عملی برای نیل به این وحدت به حساب آورد .

البته نظریه اقتضایی نیز از انتقادات صاحبنظران مصون نمانده است. یک انتقاد به این نظریه آن است که سازمان را همچون اسیری در چنگال محیط معرفی می کند. البته باید گفت نظریه پردازان اقتضایی در حال حاضر در مسیری سازنده و امیدوار کننده حرکت می کنند.