جلسه هشتم درس سرپرستی سازمان

نگرش سیستمی :

الف)مکتب سيستم ها

تقريباً از دهه ۱۹۶۰ به بعد استفاده از نگرش سيستمي در مديريت مرسوم شد.طرفداران اين نظريه معتقدندكه نگرش سيستمي بهترين طريق براي وحدت بخشيدن به مفاهيم و نظريه هاي مديريت و دستيابي به نظريه اي جامع است.

نگرش سيستمی طرز فکری است مجموعه نگر و کل گرا که مسائل را از زوايای متفاوت و ابعاد گوناگون مورد بررسی قرار می دهد و تأثير و تأثر و تعامل عناصر تشکيل دهنده يک سيستم را نسبت به يکديگر و نسبت به نظام های بزرگتر محيطی در نظر می گيرد. تئوری سيستم ها چارچوبی را برای بررسی عوامل داخلی يک نظام و نيز عوامل محيطی خارج آن را به دست می دهد.

تعریف سيستم :

واژه سيستم به زبان ساده يعنی يک کل سازمان يافته يا پيچيده، ترکيبی از چند چيز يا چند جزء که يک کل واحد يا پيچيده ای را تشکيل می دهند. "برتالانفی" سيستم را مجموعه ای از واحد های مرتبط به يکديگر تعريف می کند.

خصوصيات يک سيستم:

۱- هر سيستم از تعدادی اجزاء ، عناصر و يا سيستم های فرعی مجزا تشکيل شده است .

۲- بين اجزا و عناصر و يا سيستم های فرعی تشکيل دهنده يک نظام همبستگی و ارتباط متقابل و تعامل وجود دارد .

۳-مجموعه سيستم های فرعی يک نظام يک کل واحد يا يک منظومه پيچيده را تشکيل می دهند که دارای خاصيتی بيشتر از مجموع خواص اجزای تشکيل دهنده آن است .

۴- هر سيستم دارای هدف يا هدفهای معينی است که برای تأمين آنها کليه اجزا و عناصر يا نظام های فرعی تشکيل دهنده آن دست به دست هم داده و فعاليت می کنند .

نگرش سيستمی بر اساس اين طرز تفکر است که کليه موجودات زنده از جمله سازمان های انسانی ، سيستم هايی هستند که کم و بيش از قواعد مشابهی تبعيت می کنند و بايستی يک سازمان را به عنوان يک سيستم کلی که در آن عوامل محيطی و کليه عوامل مربوط به تشکيلات رسمی سيستم اجتماعی و سيستم های فنی دائماً در ارتباط متقابل هستند ، مورد بررسی قرار گيرد .

تقسیم بندی سیستم : به طور کلی سيستم ها به دو دسته باز و بسته تقسيم می شوند .

سيستم بسته:عبارت است از مجموعه ای از عناصر وابسته که با محيط خارج ارتباطی ندارد و هيچگونه داده ای را از بيرون دريافت نمی کند ، مانند ساعت باطری دار، اتم

سيستم باز: سيستمی است که برای ادامه حيات به ارتباط با محيط خارج نيازمند است مانند سيستم بدن انسان. بدين ترتيب تمام سازمانها سيستم باز هستند که با محيطشان ارتباط برقرار می کنند ، لکن حدود ارتباط آنها با محيط متفاوت است . به عنوان مثال ، يک کارخانه اتومبيل سازی در مقايسه با سازمان يک زندان با محيط بيشتر ارتباط دارد . بنابراين باز بودن يا بسته بودن سيستم امری نسبی است .

اجزاي سيستم :

١. درونداد(داده، ورودي)

دروندادها عبارتند از كليه آنچه كه به نحوي وارد سيستم مي شوند و فعاليت سيستم را امكانپذير مي سازند.بديهي است كه بدون تزريق داده ادامه حيات يا فعاليت سيستم ناممكن خواهد بود.

٢. فرآيندتبديل

دروندادي كه به سيستم وارد می شود طبق فرآيند سيستم درجريان تغيير و تبديل قرار مي گيرد .در واقع،كاري در سيستم انجام مي شود و در نتيجه در داده ها تغيير پديد می آيد .

٣. برونداد(ستاده،خروجي)

داده هايي كه در فرآيند تبديل قرار مي گيرند، طبق نظم و سازماني كه برسيستم حاكم است به صورت كالا يا خدمت از سيستم به محيط صادر مي شوند.

۴. بازخور

بازخور فرآيندي دوراني است كه در آن بخشي از ستاده به عنوان اطلاعات به درونداد بازخورانده مي شود و به اين ترتيب سيستم را خودكنترل مي سازد، به عبارت ديگر بازخور يعني يك مدار ارتباطي كه چگونگي عملكرد سيستم را مشخص مي سازد و انحراف را تعيين مي كند.سيستم با اطلاعاتي كه از طريق مدار بازخور دريافت مي كند اصلاحات و تغييرات و تعديل هاي لازم را متناسب با شرايط زمان و مكان درخود بوجود مي آورد.

۵. محيط سيستم

هرسيستم به طور كلي در محيطي قراردارد .سيستم، از عوامل محيط تأثير می پذيرد و برآنها اثر مي گذارد.به عبارت ديگر، سيستم وعوامل محيطي (مانند عوامل طبيعي،فرهنگي،اجتماعي،اقتصادي،سياسي) برهم كنش و واكنش متقابل دارند.به اين ترتيب، محيط سيستم را عواملي تشكيل می دهدكه اگرچه جزء سيستم نيستند، اما تغيير در هريك از آنها مي تواند موجب تغييراتي در سيستم شود.

ترکیب سیستم

ويژگيهاي سيستم هاي باز

۱.كليت و جامعيت وجودي.سيستم در كليت وجودي خود خواصي را ظاهر مي سازدكه در اجزاي تشكيل دهنده آن، به تنهايي وجود ندارد، اين كليت نتيجه گردآمدن اجزاي مجرد نيست بلكه ارتباط اجزا بايكديگر و نظم در تركيب سازمان آنهاست كه كليت سيستم را بوجود مي آورد.

۲.سلسله مراتب.درسيستم ها نوعي نظم سلسله مراتبي از نظر ساختاري(نظم اجزاء) عملكردي ورفتاري(نظم فرآيندها) وجود دارد.درهرسيستم عناصري وجود دارد كه آن عناصر به عنوان سيستم هاي كوچكتر، ساخت وعملكرد ساده تري دارند.به اين ترتيب مراتب وجود يك زنجيره مرتبي است كه هر يك از مرتبه ها، ساخت و خواصي علاوه بر ويژگي هاي مرتبه پيشين دارند.

۳.همبستگي بين اجزاء:يكي از مهمترين مشخصه هاي سيستم همبستگي بين اجزاي تشكيل دهنده آنها است.منظور از همبستگي اين است كه هر جزء درسيستم به نحوي با ساير اجزاء مرتبط است و به علت وجود اين همبستگي چنانچه در جزيي خللي وارد شود ساير اجزاء نيز از آن متأثر مي شود.

۴-تناسب بين اجزاء.بين اجزاي هر سيستم سنخيت و تناسب متقابل وجود دارد.وجود تناسب بين اجزا، سبب حفظ هويت و كليت سيستم مي شود.چنانچه اجزاي سيستم باهم متناسب نباشد، در كار سيستم خلل ايجاد مي شود.در يك نظام دانشگاهي تعداد دانشجويان بايد با تعداد استادان سنخيت داشته باشد.وهمچنين بين كادر علمي واداري و واحدهاي خدماتي تناسب لازم برقرار باشد.

۵-گردش دايره وار.فرآيند درونداد و تبديل و برونداد مي تواند جرياني مستمر و مداوم باشد.به اين معني كه با صدور برونداد، سيتسم بارديگر آماده كسب نيروي وتجديد فعاليت مي شود و بدين شكل گردشي تناوبي و دايره وار ادامه مي يابد.

۶-خاصيت توليدمثل.از ديگر ويژگي هاي سيستم هاي باز، تمايل به مانايي است سيستم ها گرايش به جاودانه سازي خوددارند و تا حد امكان به حيات خويش ادامه مي دهند .چنانچه در كار سيستم نقصي پديد آيد دررفع آن مي كوشد وبراي ادامه حيات تلاش مي كند وازطريق توليد مثل وجود خودرادرديگري نيز ادامه مي دهد.اين ويژگي در موجودات زنده به خوبي آشكار است .

۷-همپاياني.سيستم مي تواند از راهها و مسيرهاي متفاوتي به هدف واحدي برسد.به عبارت ديگر، حالات پاياني واحدي ممكن است از شرايط اوليه متفاوت باشد و با راههاي متفاوت حاصل شود.

مي توان از راه هاي متعددي به نتيجه واحدي دست يافت ويژگي همپاياني سبب انعطاف پذيري در مطابقت باشرايط زمان و مكان وتغييرات محيطي مي شود.

۸-گرايش به فنا.در درون سيستمها عواملي بوجود مي آيند كه سيستم را ازجهت اصلي آن منحرف مي سازد وتمايل درجهت عدم تعادل دارند.كه اين عوامل آنتروپي نام دارد.آنتروپي در سيستم هاي بسته معيار كهولت يا از هم پاشيدگي سيستم است و موجب ايجاد بي نظمي و اغتشاش در سيستم مي شود.سيستم در هر يك از حالات خود داراي مقداري آنتروپي است .نتيجتاً آنتروپي عبارت است از آنچه كه بعد از پديد آمدن سيستم در درون آن خلاف جهت نظم سيستم فعاليت مي كند كه آنرا آنتروپي مثبت مي خوانند سيستم براي آنكه بتواند با اين موضوع مقابله كند وحفظ تعادل انجام دهد ناچار است درخلاف جهت آنتروپي مثبت عمل كند و نيروهاي ضد خويش را بوجود آورد تا ادامه حيات خودرا تضمين كند .آنتروپي منفي نقش كاهش دنده آنتروپي مثبت را دارد و با مفهوم نظم سازمان درسيستم مترادف است.از اينرو ايجاد آنتروپي منفي نظم را به سيستم برمي گرداند.

۹-گرايش به تكامل.منظور از تكامل عبارت است از پيچيدگي ساخت وتنوع ويژگي ها .چنانچه هرچه سيستم پيچيده تر باشد عملكردهاي متنوع تري از سيستم به ظهور رسد به درجه اي بالاتر از تكامل رسيده است .از سيستم هاي مكانيكي و فيزيكي مي توان اسم برد.كامپيوترهاي ساده نسل اوليه به مدل هاي پيچيده تري تبديل شده است.

۱۰-گرايش به تعادل ياخودنگهداري پويا.يكي ديگر از ويژگي هاي سيستم هاي باز خصوصيت تعادل گرايي يا خود نگهداري پويا وحالت پابرجا است.منظور از اين حالت كه به هوموستاسيس معروف است، تلاش سيستم در حفظ متغيرهاي ضروري خود در محدوده اي معين به منظور ادامه حيات سيستم است .به عنوان مثال در يك دستگاه حرارتي، درجه حرارت از جمله متغيرهاي ضروري آن دستگاه به شمار مي آيد.

11- هم افزایی : هم افزایی به این معناست که کل بزرگتر از مجموع اجزای آن است. به عبارت دیگر سیستم بصورت واحد چیزی غیر از جمع اجزای آن است.

12- مرزهای سیستم : هر سیستمی مرزهایی دارد که آن را از محیط جدا می کند. در سیستم بسته مرزهای سیستم مشخص و استوارند. در حالیکه در سیستم های باز مرزها قابلیت انعطاف دارند. مرزهای بسیاری از سازمانها در سالهای اخیر به طرز فزاینده ای انعطاف پذیر شده اند.

مزایای تفکر سیستمی عبارتند از:

1- تفکرسیستمی،خطر محدود شدن نگرش مدیر به یک وظیفه را برطرف می کند.

2- تفکر سیستمی این امکان را برای مدیر ایجاد می کند تاهدف های خود را مرتبط با مجموعه هدف های کلان سازمان در نظر بگیرد.

3- تفکرسیستمی این فرصت را برای سازمان ایجاد می کند تا خرده سیستم هایش را به گونه ای ساختار دهد که با اهداف خودش سازگار باشد.

4- تفکر سیستمی با درنظر گرفتن مدل سیستم هدفمند امکان ارزیابی سازمان و تعیین میزان اثربخشی خرده سیستم ها را فراهم می سازد.

5- تفکر سیستمی در طی سالیان طولانی به منزله یک مرحله منطقی در بهبود عملکرد با تاکید به کل نگری در رابطه به جزء نگری شکل گرفت.