جلسه دهم درس سرپرستی سازمان

برنامه ریزی :

تصميم گيري : عبارت است از انتخاب يك راه از ميان راه هاي مختلف و در حقيقت انتخاب بهترين و مناسب ترین راه براي نيل به هدف

مراحل تصمیم گیری:

1- تعريف مسئله 2- ارزيابي راه حل ها 3- اتخاذتصميم(انتخاب راه حل ها) 4- اجراي تصميم5- ارزيابي نتيجه

عموماً تصميمات به برنامه ريزي شده وبرنامه ريزي نشده تقسيم مي شوند:

تصمیم های برنامه ريزي شده :

به تصمیماتی می گویند که غالباً بطور مداوم اتفاق می افتد و از قبل در مورد آن تصمیم گیری شده و راه حل آن برنامه ریزی گردیده است .مانند حقوق و دستمزد کارکنان و ورود یک کارمند جدید که قوانین و مقررات حقوق و دستمزد هر پست از قبل تعیین گردیده است و مدیر از این بایت دغدغه ای ندارد.

اين نوع تصميم گيري آزادي ما را محدود مي كند چرا كه سازمان بجاي فرد تصميم مي گيرد.وخط مشي ها و قوانين موجب صرفه جويي در وقت مي گردد و به مديران اجازه مي دهد وقت خود را صرف امور ديگري كنند.

تصميم هاي برنامه ريزي نشده :

اين تصميم ها با مسائل غيرمعمول و استثنايي و بدساختار سروكار دارد.اگرمسئله اي به اندازه كافي تكرار نشود كه بتوان براي آن خط مشي تعيين كرد يا آنقدر مهم باشدكه به برخورد خاصي نياز داشته باشد، بايد با تصميم گيري برنامه ريزي نشده حل شود.مانند چگونگي اختصاص منابع سازماني، چگونگي برخورد با نقص خط توليد، ارائه محصول جديد به بازار. بنابراين هرچه فرد درسلسله مراتب سازماني بالاتر مي رود داشتن توانايي تصميم گيري برنامه ريزي نشده براي او اهميت بيشتري پيدا مي كند.

تعریف برنامه ریزی : برنامه ريزي يعني انتخاب اهداف درست و انتخاب مسير، راه، وسيله و روش درست براي تأمين هدف.

برنامه ريزی جايگاهی را که سازمان بايد در آينده در آن قرار گيرد ، تعيين می کند و سپس مجموعه ای از اعمال کارساز را که برای رسيدن به اين وضعيت در آينده ضروری است، انتخاب و اجرا می کند.

برنامه ريزی ممکن است رسمی يا غير رسمی باشد .

برنامه ريزي غيررسمي

در برنامه ريزی غير رسمی هيچ چيز نوشته شده ای وجود ندارد و معمولاً مدير به تنهايی تصميم می گيرد و يا سهم کوچکی در تصميم گيری را به کارکنان اختصاص می دهد . اين نوع برنامه ريزی بيشتر در سازمان های بسيار کوچک کاربرد دارد که در آن مدير چگونگی نيل به هدف را در ذهن دارد .اين نوع برنامه ريزي فاقد استمرار است.

برنامه ريزي رسمي

اما در برنامه ريزی رسمی که منظور اصلی می باشد هدف های ويژه ای برای دوره معينی تنظيم می کند . اين هدفها نوشته می شوند و در اختيار اعضای سازمان قرار می گيرد و طرح های اجرائی تدوين شده و مديريت مسيری را تعيين می کند که می خواهد آن را طی کند تا از جايی که هست به، جايی که بايد باشد ، برسد.

انواع برنامه ريزی از لحاظ مدت زمان انجام:

1- برنامه های کوتاه مدت(عملياتی)

برنامه های کوتاه مدت وسايل رسيدن به هدفهای عملياتی سازمان را تشريح مي کنند . اين برنامه ها از اجرای برنامه های کوتاه مدت شامل تصميم ها و اقدامات ضروری است که بايد به وسيله قسمت ها يا بخش های تخصصی اجرا شود و دوره های کوتاه تری را نسبت به برنامه های میان مدت در بر می گيرد و شامل عمليات روزانه سازمان می باشد . برنامه های عملياتی را به طور معمول با همکاری مديران ميانی و مديران خط اول سازمان تنظيم می شود دوره زمانی يکسال و يا کمتر می باشد .

2- برنامه های میان مدت(تاکتيکی)

برنامه های میان مدت با همکاری مديران عالی و ميانی سازمان پديد می آيند و دوره زمانی کوتاهتری نسبت به برنامه های استراتژيک در برمی گيرد، تقريباً بين يک تا پنج سال . همچنين حوزه ی محدودتری نسبت به برنامه های استراتژيک دارد .

3- برنامه های بلند مدت یااساسی(استراتژيک)

برنامه های استراتژيک دارای ديد بلند مدت است و افق های دورتر را در سازمان مطرح می سازدکه ممکن است بيش از پنج سال به طول بیانجامد.

برنامه های استراتژيک در سطوح عالی سازمان شکل مي گيرد زيرا در اين سطح تقريباً به طور همه جانبه به اطلاعات لازم درباره امکانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات از آن دسترسی وجود دارد . برنامه های استراتژيک فراگير است و کليه برنامه های کوتاه مدت و عملياتی سازمان را در برمي گيرد و به آنها جهت می دهد.

محاسن برنامه ريزی

۱ –فقط در چارچوب برنامه ريزی می توان به اهداف سازمان دست یافت.

۲ – برنامه ريزی کمک می کند تا طرح های آينده بطور منظم انجام شود و حداکثر نتيجه بدست آيد.

۳ – با رشد تکنولوژی تنها با چارچوب برنامه می توان خود را با رشد مورد نظر تطبيق داد .

۴ – برنامه ريزی از هدر رفتن عوامل توليد جلوگيری می کند .

۵ – برنامه ريزی موجب بودجه بندی می شود و ابزار کنترل را به دست مدير می دهد .

۶ – برنامه ريزی روحيه گروهی را بالا می برد و در نتيجه کارايی سازمان را افزايش می دهد .

محدوديت های برنامه ريزی

۱ – با توجه به صرف هزينه و وقت، تعهدی برای رسیدن به اهداف به دست نمی دهد .

۲ – به علت صرف هزينه و وقت، سازمان های کوچک از انجام عمل برنامه ريزی خودداری می کنند .

۳ – حرکت را در تمام سطوح سازمان در کوتاه مدت مشکل يا کند می کند .

۴ – برنامه ريزی بيشتر براساس احتمالات و حدس است تا بر يقين

ویژگی های یک برنامه خوب :

1. روشن و قابل فهم باشد
2. به آساني بتوان آن را اجرا كرد (آرماني نباشد)
3. جامع باشد (دربرگيرنده كليه جنبه هاي عملياتي باشد)
4. متعادل باشد (منابع به طور متوازن توزيع شده باشد)
5. انعطاف پذيري داشته باشد
6. مدّت زمان مشخص داشته باشد
7. بامشاركت كاركنان ذيربط، تدوين شده باشد
8. به جنبه هاي انساني نيز توجه داشته باشد