جلسه یازدهم درس سرپرستی سازمان

اهمیت 1دهی :

اهميت مطالعه سازمان و روشهای سازماندهی در اين است که ارگانهای خوب سازمان يافته، کارآتر هستند و کارکنانشان راضی ترند . سازماندهی يک نوع فعاليت دوره ای است نه فعاليت مرتب روزانه. به طور کلی گاهی مسائلی پديدار می شود که ناشی از شکل سازماندهی است. مدير اين آثار را مورد بررسی قرار داده و به رفع آن اقدام می کند. قبل از بروز مشکل جديد در سازمان، تغييری در ساختار سازمانی انجام نخواهد شد که وقت مدير را به خود مصروف دارد .

تعريف سازماندهی:

سازماندهي فرآيند سامان دادن افراد و ساير منابع براي اجراي وظايف در جهت اهداف مشترك است.در واقع سازماندهي شامل وظايفي است كه بايد اجراشود، تشخيص كساني است كه وظايف را بايد اجراكنند، چگونگي گروه بندي وظايف و تعيين كساني است كه بايد گزارش دهند يا گزارش بگيرند.

مراحل سازماندهی :

الف–تقسيم کار ب–واحدسازی ج–سلسله مراتب د–هماهنگی

الف)تقسيم کار

برای رسيدن به هدف های سازمانی،کار بايد به اجزای قابل اجرا تقسيم شود و هر يک از افراد سازمان (همراه با اختيار متناسب با مسئوليت) واگذار می شود . بديهی است که وظايف ضمن گروه بندی بايستی هماهنگ شوند.

ب)واحدسازي

واحدسازي ترتيبي است كه درآن مشاغل وفعاليت ها در گروه هاي منطقي دسته بندي می شوند و هرگروه در بخش و واحد بزرگتري تركيب مي شوند تا كل سازمان را شكل دهند.

ج)سلسله مراتب

وقتي كار به وظايف معنی دار و متفاوت تقسيم شد،كاركنان فقط مسئول مشاغل فردي خود هستند .دراين صورت مديران براي هماهنگ كردن مشاغل و پيوند دادن فعاليتهاي شغلي در سطح هاي گوناگون، نيازمند يك ساختار عمودي (سلسله مراتب) هستند،كه اين امر به حيطه نظارت مديريت مربوط مي شود. حيطه نظارت شامل عده افراد و تعداد واحدهايي است كه بطور مستقيم به يك مدير گزارش مي دهند.تعيين حيطه نظارت و زنجيره فرماندهي، الگويي چند سطحي را پديد مي آورد كه سلسله مراتب ناميده مي شود.

د) هماهنگی

دربالاي جدول سلسله مراتب سازماني عاليترين طبقه مدير يا مديران قراردارند كه مسئول عمليات كل سازمان هستند و مديرعامل، رئيس هيات مديره و...ناميده مي شوند ومديران ديگر در سطوح پايين تر سازمان قراردارند. مدیران عالی و مدیران، مسئول هماهنگی امور در مورد کارهای افراد تحت 1 خود هستند.

ساختارسازمانی :

ساختار سازمانی چارچوبی است که مديران برای تقسيم و هماهنگی فعاليت های اعضای سازمان آن را ايجاد می کنند . ساختار سازمانی سازمانهای مختلف با هم متفاوند زيرا اهدافی که سازمانها دنبال می کنند با هم متفاوتند.

نمودارسازمانی: نمودار سازمانی تصویری از ساخت سازمان را منعکس می کند . در واقع وسيله ای است که از طريق آن می توان به کل سازمان، اجزای آن و روابط بين آنها پی برد.

محاسن نمودارسازمانی:

۱-عنوان شغلی هر مدير را نشان می دهد.

۲-معلوم می کند چه کسی سرپرست چه کسی است .

۳-نشان می دهد چه کسی مسئول چه واحدی است .

۴-مشخص کننده کليه واحدهای سازمان است .

۵-خط فرماندهی سازمان را نشان می دهد .

۶-مقام و موقعيت سازماني افراد را نشان مي دهد.

تعریف حیطه نظارت : تعداد نفراتی که از یک مدیر دستور می گیرند و به او گزارش می دهند.

عوامل تعیین کننده حیطة نظارت

1- ویژگیهای فردی

الف-1 : چگونگی نگرش فرد

ب-1 : میزان توانایی و لیاقت فرد

ج-1 : وجود کارکنان لایق و توانمندکه استفاده از حیطة نظارت گسترده xadتری را امکان پذیر می سازد.

2- عوامل شغلی

الف-2 : ماهیت وظایف شغلی مدیر

ب-2 : اهمیت نسبی مشاغل کارکنان تحت سرپرستی

ج-2 : میزان نیاز آنان به مشورت با مدیران مافوق

د-2 : تنوع وظایف شغلی کارکنان:هر چه میزان تنوع شغلی کارکنان کمتر باشد، می توان حیطه نظارت مدیر را افزایش داد.

ه-2 : درجه تشابه وظایف کارکنان تحت امر

ی-2 : میزان استاندارد بودن کار آنان

ل-2 : همبستگی و وابستگی وظایف اداری :اگر وظایف اداری کارکنان یک واحد، وابستگی بیشتری به همدیگر داشته باشند، انجام آنها به نظارت و هماهنگی بیشتری نیاز خواهد داشت و باید حیطه نظارت محدودتری را برای مدیران آن واحد انتخاب کرد.

گروه های پنج الی هفت نفره، اندازة مناسبی دارند. اگر اندازة گروه بزرگتر شود، ممکن است در درون آن گروه های غیر رسمی کوچکتری تشکیل شوند و به دلیل بروز تضادهای درون گروهی، مشکلات ایجاد هماهنگی و جلب مشارکت اعضا افزایش یابد و رضایت شغلی کارکنان کاهش پیدا کند.

3- متغیرهای محیطی

الف-3 : فنxadآوری و نوع آن : بر اساس مطالعات انجام شده، در فراگردهای تولید انبوه از حیطة نظارت گستردهxad تری استفاده می شود.

در حالی که در تولید انبوه می توان چهل الی شصت نفر را تحت نظر یک سرپرست قرار داد.

ب- 3 : پراگندگی جغرافیایی : در واقع هر چه پراکندگی جغرافیایی افزایش یابد باید از حیطه نظارت محدودتری استفاه شود.

هر چه محیط متلاطم xadتر باشد، باید از حیطة نظارت محدودتری استفاده شود.

نتایج کلی حاصل از مطالعة حیطة نظارت :

1- حد مطلوب حیطه نظارت مدیران عالی با حد مطلوب حیطة نظارت سرپرستان، متفاوت است.

2- حد مطلوب حیطه نظارت مدیران عالی بین پنج الی ده نفر متغیر است؛ هر چند در صوت لزوم، استفاده از حیطه نظارت گسترده xadتر نیز در این سطح مجاز است

3- حیطه نظارت در سطوح سرپرستی و عملیاتی، به نوع فنxadآوری و سایر متغیرهای مربوط به کار بستگی دارد.

عوامل موثربرحيطه نظارت :

١- پيچيدگي كار:وظايف پيچيده تر مستلزم توجه و سرپرستي بيشتري است و موجب مي شود حيطه مديريت محدودتر شود.

٢- استانداردكردن واقعي:وقتي افراد،كارهاي يكنواخت و تكراري را انجام مي دهند، مديران مي توانند عده بيشتري از كاركنان را سرپرستي كنند.

٣- محل كاركاركنان:وقتي كاركنان و مديرانشان باهم دريك محل باشند، حيطه مي تواند وسيعتر از زماني باشد كه كاركنان پراكنده شده باشند و مدير براي سرپرستي فعاليتهاي آنها مجبور به مسافرت باشد.

۴- فعاليتهاي غيرسرپرستي:مديراني كه بايد فعاليتهاي غيرسرپرستي زيادي را انجام دهند، وقتي كمي را مي توانند صرف كاركنانشان بكنند.بنابراين حيطه نظارتي آنها بايد محدود باشد.

۵- سطح مهارت:وقتي كارمندان آموزش ديده و با تجربه باشند ، به سرپرستي كمتري نياز دارند.بنابراين حيطه نظارت مي تواند وسيع باشد.

۶- حمايت مديريت:مديراني كه منشي ها و دستياراني براي كمك دارند ، بطور كلي مي توانند عده بيشتري را نسبت به مديراني كه كمتر حمايت مي شوند اداره كنند.

٧- اولويتهاي شخصي:مديراني كه به طور مداوم درارتباط با كاركنانشان هستند ،حيطه محدودتري برايشان مناسب تر است.همچنين بعضي كاركنان استقلال نسبي راكه درحيطه نظارت وسيع تر ممكن مي شودترجيح مي دهند.

نکته: با توجه به موارد فوق، ارائه یک «رویه قاطع» برای تعیین حدود حیطة نظارت دشوار است؛ زیرا این امر مستلزم در نظر گرفتن متغیرهای متعددی است.

«در نظر گرفتن یک محدودة ثابت برای حیطة نظارت یک مدیر معین، کار مطلوبی نیست؛ زیرا ممکن است در اثر تغییر شرایط و به وجود آمدن یک موقعیت جدید، حدود حیطة نظارت مطلوب برای مدیر مذکور نیز تغییر یابد».

رابطه حیطه نظارت و سطوح سازمانی :

- هرچه حیطه نظارت محدودتر باشد تعداد سطوح سازمانی(ارتفاع سازمان) بیشتر می شود.

- هرچه حیطه نظارت توسعه یابد، ارتفاع کمترمی شود. که هرچه ساختار مسطح ترباشد، سرعت تصمیم گیری بیشتر و عدم تمرکز بیشتر خواهد بود .

مفاهيم واحدهای صف و ستاد

"صف" به واحدها يا نقش هايي اطلاق مي شود كه مستقيماً براي تأمين هدفهاي سازمان فعاليت مي كنند و در اين زمينه مسئوليت مستقيم دارند.

"ستاد" به واحدها يا نقش هايي دلالت دارد كه مستقيماً درجهت تأمين هدفهاي سازمان فعاليت ندارند لکن به واحدهاي صفی كمك مي كنند تا بتوانند به نحو موثرتري انجام وظيفه كنند و از عهده تأمين هدفهاي سازمان برآيند .بنابر نظريه فوق واحدهاي توليد و فروش دريك سازمان توليدي درشمار واحدهاي صف و واحدهاي خريد ،حسابداري،كارگزيني درشمار واحدهاي ستادي محسوب مي شود.

مديران و مسئولين صف، درخط فرماندهي قرار دارند وحق صدور دستور به واحدها و مسئولين مادون را دارند و واحدها و مسئولين مادون ملزم به اجراي دستورات مافوق هستند.

در واقع فعاليت هاي صفي ماهيت اجرايي دارند و شامل وظايف مسئوليت ها وكارهايي مي شوند كه مستقيماً در امر توليد دخالت دارند.درحاليكه فعاليتهاي ستادي جنبه اجرايي ندارند و ماهيت آنها مشورتي وكمكي است.

صف چيست؟
آن دسته از سازمان هايي كه فعاليت آنها مستقيماً به تأمين هدف سازمان كمك مي كند صف ناميده مي شود مثلاً در يك سازمان صنعتي به طور كلي وظايفي وجود دارد كه شامل توليد و فروش محصول مي شود. هر دو وظيفه ي فوق جزء وظايف صف است زيرا هدف اصلي سازمان صنعتي تهيه محصول و ارائه آن به مشتريان در مقابل پولي است كه دريافت مي كند و سودي كه از اين راه عايد سازمان مي شود خود عامل مهمي براي بقاي سازمان است.

ستاد چيست؟
آن دسته از وظايفي كه به طور غير مستقيم به اجراي وظايف اصلي كمك مي كنند ستاد ناميده مي شوند، معمولاً ارباب رجوعان سازمان با وظايف ستاد آشنايي زيادي ندارند. زيرا فعاليت ستاد به طور مستقيم براي آنها ارزش ندارد و آنها هرگز رأساً براي فعاليت هاي ستادي پولي پرداخت نمي كنند، هر چند وظايف ستاد سهم مهمي در ارائه محصول يا خدمت به مشتريان به عهده داشته باشد.

به توجه به طبيعت كار افراد ستاد، ستاد را مي توان چنين تعريف نمود: سازمان ها يا افرادي كه وظيفه ي اصلي آن ها كمك به واحدهاي صفي است تا آنها بتوانند هدف اصلي سازمان را بهتر تأمين كنند بنابراين امكان دارد كه واحدهاي ستادي علاوه بر ارائه نظريات مشورتي وظايف ديگري ار بر عهده بگيرند از قبيل، تحقيق براي برطرف كردن مشكل سازمان، جمع آوري اطلاعات، سازمان دادن و نظارت .