جلسه دوم درس سرپرستی سازمان

تعريف مديريت:

براي مديريت تعاريف مختلفي در ابعاد گوناگون ارائه شده است. اگر مديريت فرآيندي باشد كه مدير براي تحقق اهداف سازمان آن را پي مي گيرد، تعريف فرآيندي ارائه مي شود.

ماری پارکرفالت مديريت رابه عنوان"هنرانجام دادن کارها به وسيله ديگران"تعريف کرده است زيرا مديران با اتخاذ تدابيری برای انجام دادن کارها توسط ديگران نه شخص مدير به اهداف سازمان نائل مي شوند. مديريت فرايند بکارگيری موثر وکارآمد منابع مادی وانسانی در برنامه ريزی، سازماندهی، بسيج منابع وامکانات، هدايت وکنترل است که برای دستيابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول(درحیطه فرهنگ سازمان) صورت مي گيرد.

علم يا هنر!

بخشی ازدانش مديريت را مي توان از طريق آموزش فراگرفت و بخش ديگر را ضمن کار بايد آموخت و در واقع بخشی را که با آموزش فراگرفته مي شود علم مديريت و بخشی را که موجب بکار بستن اندوخته ها در شرايط گوناگون می شود هنر مديريت می نامند.

به ديگرسخن مديريت علم دانستن و هنر توانستن است .

از آنجايی که مديريت با عواملی همچون مواد، محصولات، خدمات کارکنان که پيوسته در تغييرند سروکار دارد پيش بينی درباره آنها دشوار و انطباق آنها با معيارهای علمی مشکل است.با اين همه همواره شاهد تلاش مستمر صاحب نظران در جهت علمی کردن مديريت هستيم.

اهميت مديريت

اصولاً بنيان گذاران واحدهای بازرگانی/صنعتی با جذب مديران توانمند زمينه را برای آغازدوره تکامل بعدی يعنی رشد از طريق هدايت فراهم مي آورند بعضی معتقدند که کارکنان خود قادرند وظايف مديريت را انجام دهند و به مديريت جدا و مستقلی نيازمند نيستند ولی هنوز دانشمندان علوم اجتماعی نهادی را نيافته اندکه بدون داشتن سلسله مراتب مديريت پايدارمانده باشد.

از طرف ديگر بسياری ازصاحب نظران علت موفقيت و شکست نهادها را در تفاوت مديريت آنها مي دانند.

به اعتقاد پيتر دراکر عضوحيات بخش هرسازمان مديريت آن است.

هارولدکونتز مديريت را مهمترين زمينه فعاليت انسانی مي داند و معتقد است که وظيفه اصلی درتمام سطوح و در همه واحدهای مختلف بازرگانی صنعتی و اداری اين است که محيطی را طراحی و نگهداری کنند تا درآن اعضاء بتوانند بصورت گروهی با يکديگرکارکنند و به اهداف تعيين شده دست يابند.

انواع مديران:

مديران را می توان به دو دسته تقسيم کرد :

۱-از نظرسطح سازمانی:مديران عملياتی/مديران ميانی/مديران عالی

۲-از نظر فعاليت های سازمانی که مديران مسئوليت اجرای آن را بر عهده دارند : مديران وظيفه ای/مديران عمومی

مديران عملياتی:

مديران در اين سطح مستقيماً مسئول توليدکالاها و خدمات هستند.اين مديران را معمولاً رئيس قسمت يا سرپرست يا متصدی می نامند.آنان فقط کارکنان عملياتی را هدايت مي کنند و سرپرستی مديران ديگر را بر عهده ندارند.كاركناني به آنها گزارش مي دهند كه معمولاً كار توليدي يا عملياتي سازمان را انجام می دهند اين سطح از مديريت حدفاصل بين مديران سطوح ميانی وکارهای اجرايي است بيشتر وقت اين مديران با کارگران صرف مي شود و زمان کمی را با مديران بالاتري يا افراد خارج ازسازمان مي گذرانند.

مديران ميانی :

مديران ميانی بر مديران عملياتی سرپرستی دارند به طور مستقيم به مديريت رده بالاگزارش مي دهند و پل ارتباطی بين مديريت عالی و مديريت عملياتی سازمان هستند.آنها راهبردها وخط مشي هاي ارائه شده توسط مديران عالي را به هدفهاي ويژه و برنامه تبديل مي كنند و براي اجرا در اختيار مديران عملياتي قرار مي دهند اين مديران بيشتر وقت خود را صرف حضور درجلسه ها و تهيه گزارش ها مي کنند.

مديران عالی:

اين سطح از مديريت معمولاً گروه کوچکی از مديران را تشکيل مي دهند که مسئول اداره کل سازمان هستند.آنها اهداف و خط مشي ها و راهبردها را تدوين و واكنشهاي سازمان را در برابر محيط معين مي كنند.آنان را معمولاً رييس, مديرعامل و... مي نامند.آنان بيشتر وقت خود را صرف صحبت با مديران عالی ساير موسسات و افراد خارج از سازمان می کنند.

مديران وظيفه ای(تخصصی) :

مديران وظيفه ای کارکنانی را با مهارت های ويژه در يک زمينه ی خاص مانند حسابداری، امورپرسنلی، پرداخت، بازاريابی و توليد سرپرستی مي کنند.همه اين وظايف برای توفيق سازمان ضروری است.براي نمونه وظايف مسئول امور مالي در فروشگاهي بزرگ سرپرستي گروهي از متخصصان امور مالي و حسابداري است كه از سيستم هاي پيشرفته كامپيوتري براي نگهداري سوابق فروش و صورتهاي موجودي و هزينه ها اطلاعات مهم مالي استفاده مي كنند.

مديران عمومی:

مديران عمومی مسئول کليه وظايف و فعاليت های يک واحد يا يک سازمان هستند.چنين مديري مسئول تمام فعاليت هایی است که در آن واحد انجام مي شود مانند توليد، بازاريابی، امورمالی، و... و معمولاً دو يا چند بخش را هماهنگ مي کند.البته تعداد مديران عمومی بستگی به کوچک يا بزرگ بودن سازمان دارد مديران عمومی در شغل خود با عدم اطمينان زياد، پراکندگی بسيار و حجم زيادی از اطلاعات مواجه هستند.آنان بايد در برابر عده زيادی از افراد در داخل و خارج از سازمان واکنش نشان دهند زيرا افراد مختلف-صاحبان سهام گروه های حافظ منافع مصرف کنندگان اتحاديه ها و... غالباً اهداف متفاوتی دارند و مديرعمومی بايد قادر باشد اين پيچيدگی ها را با ابتکارخود سروسامان دهد.

مهارتهاي مورد نياز مديران :

مديران در هر سطحي كه باشند و در هر نوع سازماني كه فعاليت كنند بايد به مهارتهاي خاصي مجهز شوند تا بتوانند در نيل به اهداف تعيين شده سازمان را ياري رسانند.

رابرت ال کتز سه مهارت اصلي را که مديران به آن نیاز دارند بیان كرده است كه عبارتند از : مهارتهاي ادراكي, مهارتهاي انساني, مهارتهاي فني.

با توجه به سطوح مختلف مديران، ميزان زمانی كه هريك از آنها به اين مهارتها اختصاص مي دهند متفاوت است. ١- مهارتهای ادراکی:

اين مهارتها توانايی هماهنگ کردن و وحدت همه فعاليت های سازمانی را به مدير مي دهد تا او بتواند سازمان را بصورت کلی مشاهده کند و روابط متقابل بين بخش های مختلف سازمان را پيش بينی نمايد. مهارتهاي ادراكي توانايي تحليل موقعيت و تعيين ريشه مسائل و تدوين برنامه مناسب را به مدير مي دهند. اين مهارتها خصوصا ًبرای مديران عالی سازمان که بايد اهداف وسيع و برنامه های بلندمدت سازمان را برای آينده طرح ريزی کنند ضروری است.

٢- مهارتهای انسانی:

اين مهارتها به مدير امکان مي دهد که با افراد و درکنار آنها و با ارتباط موثر با گروهها کارکند.مديران درهمه سطوح به اين مهارت نياز دارند چون آنان برای نيل به اهداف سازمان به افراد داخل و خارج سازمان وابسته اند.با مهارتهای خوب انسانی قادرند نيازها و انگيزه های افراد را درک و آنان را تشويق کنند تا بدون نگرانی درتصميم گيري ها مشارکت داشته باشند.

٣- مهارتهای فنی:

اين مهارتها يعنی توانايی بکار بردن شيوه ها و دانش مورد نياز برای اجرای يک زمينه ی تخصصی. مديران عملياتی به اين مهارت نياز دارند زيرا آنان بطور مستقيم با افراد کار مي کنند که ابزار و شيوه های تخصصی ويژه خود بکار مي برند.

شكل زير رابطه بین سطوح مديريت بامهارتهاي مورد نياز مدير رانشان ميدهد:

وظايف مدير:

از اواخر قرن نوزدهم چهار وظيفه برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت، نظارت براي مدير تعيين كرده اند و غالباً کتابهاي مديريت نيز برمبناي اين وظايف تدوين شده اند، هرچند امروز علاوه بر اين چهار وظيفه، وظايف ديگري نير براي مدير درنظر گرفته شده است .

ارویک و گیولیک وظایف مدیریت را به 7 قسمت تقسیم کرده اند که به شرح ذیل می باشد:

١. برنامه ريزي(plaing):سازمان براي تحقق هدفهايي ايجاد مي شود و فردي بايد اين اهداف و وسايل نيل به آنها را معين كند.مدير همان فردي است كه چنين كاري انجام مي دهد. وظيفه برنامه ريزي شامل تعريف اهداف سازمان و تعيين راهبرد و تحقق اين اهداف و ايجاد مجموعه اي از برنامه ها براي يكپارچه كردن فعاليتها در جهت نيل به هدفهاست.

٢. سازماندهي(organizing):سازماندهی عبارت است از فرآیند تنظیم و تخصیص دادن کارها، اختیارات سازمانی و منابع بین اعضا، به گونه ای که آنها بتوانند به هدفهای سازمانی دست یابند.وظيفه سازماندهي مدير شامل تعيين وظايفي است كه بايد در سازمان اجرا شوند، مشخص كردن افرادي است كه بايد آن وظايف را انجام دهند و تعيين وظايفي است كه مي توانند با هم يك گروه شغلي تشكيل دهند.همچنين مدير تعيين مي كند كه چه كسي به چه كسي گزارش مي دهد و تصميم هاي سازمان در كجا بايد اتخاذ مي شود.

3. نظارت(supervision):وقتي هدفها تعيين، برنامه ها تنظيم، چارچوب سازمان طراحي و افراد مورد نياز منصوب شدند و پس از آموزش انگيزه لازم پيدا كردند مدير براي اطمنيان از اجراي درست و به موقع كارها بايد عملكرد سازمان را ارزيابي كند.عملكرد واقعي سازمانها بايد با هدفهايي كه از قبل تعيين شده است مقايسه شود.اگر انحراف هايي از برنامه تعيين شده مشاهده شود وظيفه مدير است كه آن را اصلاح كند.اين فرآيند ارزيابي، مقايسه و اصلاح نظارت ناميده مي شود.

4. هدايت(directing):در هرسازمان افراد مختلفي كار مي كنند.شغل مدير ايجاب مي كند كه فعاليتهاي اين افراد را هدايت و آنها را با هم هماهنگ كند.مدير با ايجاد انگيزه در زيردستان فعاليت آنها را جهت مي دهد، موثرترين مجاري ارتباط را انتخاب وتعارض ميان اعضاي سازمان رابرطرف مي كند و به اين وسيله وظيفه هدايت را انجام مي دهد.

۵. هماهنگی(coordination): عبارت است از فرایند همسو نمودن همه قسمتهای سازمان به گونه ای که تصمیمات، وظایف، فعالیتها و تخصص همه کارکنان و گروهها برای نایل آمدن به اهداف از قبل تعیین شده در حداکثر مطلوبیت ممکن ترکیب و همسو گردد.

6 . گزارش دهی(reporting): تهیه و ارسال گزارش چگونگی انجام فعالیت های سازمان بصورت دوره ای جهت ملاحظه مقام مافوق

7. بودجه بندی(budgetting): شناسایی و تهیه لیست درآمدها و هزینه های یکساله سازمان و چگونگی استفاده از درآمدها در جهت هزینه منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف سازمانی